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审计档案装订中应注意的几个问题
 
 
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审计档案装订中应注意的几个问题
时间:2011-02-26 13:56:32  来源:  作者:

       审计档案,是指审计机关在审计或者专项审计调查工作中直接形成的,具有保存价值的,以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录,是审计经验、业绩、责任等的积累。审计档案对审计事业的传承与发展具有借鉴意义,由于磁质、光盘等有其特殊的保存方式,因此以下所说的档案均指纸质资料。

  装档工作看似简单,其实也有许多学问在里面,如何顺利完成繁杂的归档工作且达到审计署6号令中关于审计档案的质量控制的要求呢?作为业务处的兼职档案员,笔者通过几次大型审计项目的装档实践,总结出一些需要注意的问题以及应对这些问题的技巧。

  草色遥看近却无 查看各类资料完整性

  审计结束,总有大量的各种各样的审计资料,对此,兼职档案员可能会感到无从下手,这时就需要咨询专职档案管理员,明确哪些资料需要装档以及装档的程序和步骤等等。

  通常,专职档案管理员会先帮助排列除审计底稿类资料之外的文件,比如审计报告、送达回证、被审计单位反馈意见及会议纪要等。单就审计报告来说,可能就有正式稿、征求意见稿、修改稿、复核稿不同的几份,需要按照“正件在前、附件在后,定稿在前、修改稿在后”的原则排序,与之相对应的意见、说明等附后……第一、三单元的资料页数一般不会太多,但是这些结论类、立项类的资料都是非常重要的依据,缺一不可。有些时间跨度比较大的资料,如被审计单位的整改情况等,就需要审计组及时沟通取得。

  山重水复疑无路 检查审计证据资料

  第一、三单元确定之后,第二单元的整理工作马上开始了,这是最艰巨也是最烦琐的任务。

  一是检查每一页证据资料,看是否留有充分的装订线,可以粘贴小纸条,并保证每页最终都为A4纸大小。检查签章情况,以个人名义提供的资料,一般在取得时就已经请提供人签字了,不存在后续的问题。以单位名义提供的,需要看是否都加盖了提供单位的公章,如果有没盖章的,需要简单分析一下原因:提供单位拒绝盖章、个别遗漏或者其他原因,视具体情况,补章当然是最好的解决方式,否则,审计人员应当注明没有加盖公章的原因。

  二是请相关审计人员帮助确定每个底稿后附取证记录及取证材料的顺序,避免一时疏忽把资料放错位置,并将冗余资料撤出。最关键的一步,要检查底稿、记录与日记的对应关系,看内容、日期是否一致,有无串位的情况;复核所附审计证据是否完整、是否能够佐证审计取证记录和工作底稿,必要时向法规处同事寻求帮助。

  千呼万唤始出来 装订成卷

  经过上述步骤,所有资料都已经齐全并且符合归档要求,这时就可以请专职档案员帮助分卷了。每卷不能太薄但也不能太厚,以恰好能装进档案皮为宜,不塌不凸。编写页码要用铅笔,以便于修改;要标记在材料的正面右上角、背面左上角,字体不能过大或者过小,过大影响美观,过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰。万事俱备之后,就可以按照“牢固、整齐、美观,不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用”的要求装订成册了。细心在这时就变得非常重要了,它可以避免更改页码及拆卷等返工情况的发生。

  审计归档不仅仅是档案员的职责,质量的高低与每个参加项目的审计人员息息相关,如果大家能进一步有意识的将审计档案质量管理关口前移,在整个审计过程中严格按照审计署6号令的规定收集审计资料,那将有效提高审计档案质量,并简化装订过程。

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